Con la participación de representantes de todos los establecimientos y niveles de atención, se presentó la herramienta para soporte administrativo o ERP (por su sigla en inglés, “enterprise resource planning” o planificación de recursos empresariales), que forma parte del proyecto de transformación digital de nuestro Servicio de Salud, Red Central Digital (RCD).

Pudieron conocer y realizar consultas sobre flujos y adecuaciones solicitadas a la empresa en áreas como planificación anual y ejecución de compras, así como recepción y almacenamiento de productos en bodega. Estos son procesos administrativos y financieros que sustentan la gestión clínica, y hoy por primera vez considerarán una administración en red.

También, de la revisión de documentos necesarios para la contabilización de facturas, complementando el trabajo que se realiza en los sistemas gubernamentales SIGFE y ACEPTA.

Este es un paso previo a la próxima implementación del sistema, que según la ruta definida comenzará en la Dirección del Servicio, el CRS Maipú y la Atención Primaria, sumando luego al SAMU Metropolitano y al Hospital de Urgencia Asistencia Pública (HUAP).

La presentación del flujo, que puso énfasis en el Set de Pago Electrónico, mostró que el sistema actualmente puede solicitar compras desde cada unidad/servicio; consolidar la información para formar el Plan Anual de Compras (PAC); emitir la Orden de Compra (OC) desde el PAC o desde solicitud de compra individual; y recibir conforme en bodega, según los artículos que se presentan en la OC. También, emitir un certificado de Recepción Conforme trazable para ser visualizado; cargar diariamente facturas; hacer cruces de información; mostrar la documentación sustentadora y hacer seguimiento de los saldos de contrato.

Al momento de presentar el sistema en cada establecimiento, se configurará según las necesidades específicas de cada uno. Como se trata de sistemas evolutivos por naturaleza, existe el espacio de implementar mejoras permanentes, como red.

Positiva recepción

Entre los asistentes, hubo en general una positiva recepción de la revisión de la plataforma.

El jefe de Abastecimiento y Operaciones de la Dirección del SSMC, Miguel Pratti, manifestó que existe ansiedad “porque comencemos a trabajar y a ver los ahorros que tan significativamente nos puede traer este proyecto. El principal va a ser tiempo y también en el presupuesto”, afirmó. “Por ejemplo, para los sets de pago va a ser mucho más fácil tener la comunicación directamente con finanzas, va a estar todo registrado, donde el último profesional que ejecute el pago va a poder revisar todo en línea, entonces esas cosas hoy, son disminución del papel. Efectivamente nos va a ahorrar tiempo, costo, muchas cosas”.

Por su parte, el Jefe de Gestión Financiera del Hospital El Carmen de Maipú, Humberto Muñoz, destacó que “se ha avanzado bastante respecto a las primeras reuniones que tuvimos y también hay una mejor comprensión y diálogo con la empresa”. Además, señaló “se está abordando también un tema súper importante, que es la homologación de criterios a nivel de la red. Eso uno lo ve incluso cuando habla con jefes de finanzas de otros lados, en que de repente todos tenemos los mismos males, las mismas dificultades, y como no hay un estándar para resolverlos, hasta hoy se resuelven en función de la ‘expertise’ y de la gente que tú tienes en forma local”.

El Jefe de Desarrollo de Tecnologías del HUAP, Arturo Moya, valoró que “hoy se ven distintos tipos de avances en la integración y el trabajo que se está llevando a través del Servicio de Salud, y me voy con una grata sorpresa de que estamos avanzando”. Agregó que “es bastante positivo entrar con un piso de informatización casi completo en los procesos, es bastante aceptable en primera instancia. Sí, vamos a tener que hacer mejoras un tiempo, pero estos son ciclos en que tenemos que ir avanzando en una mejora continua”.

En tanto, el jefe de la Unidad de Contabilidad del Hospital Clínico San Borja Arriarán, Luis Basualto, manifestó que su impresión de la reunión fue “súper satisfactoria, porque logramos ver un proceso ya continuo, desde su origen hasta su término, y además que esta implementación de sistema ha logrado de alguna manera hacer homologaciones de procesos y de procedimientos que había en los distintos establecimientos. Recuerdo la primera reunión que tuvimos, donde cada uno decía cómo hacía las cosas, y que no eran iguales. En este minuto hemos llegado, de alguna manera, a hacer un proceso un poquito más homogéneo en todas las instituciones.

Reunión en DSSMC

Previo a la revisión de flujos, se realizó la primera reunión por separado con los equipos de administración y finanzas de la Dirección del SSMC, que será uno de los primeros establecimientos en implementar el nuevo sistema. Además de una puesta al día sobre el estado actual del proyecto, el equipo pudo conocer específicamente la plataforma ERP y las adecuaciones que se han realizado para su operación.

En las próximas semanas, se definirá el calendario para iniciar las acciones de gestión del cambio en la DSSMC, como actividades de sensibilización y formalizar el equipo local de proyecto, algo en lo que también comenzará a trabajar el SAMU Metropolitano (ver nota aparte).

En tanto, los establecimientos que ya iniciaron sus acciones de gestión del cambio y que serán parte de la primera etapa de implementación, el CRS Maipú y la Dirección de Atención Primaria (DAP), tendrán su revisión de casos de uso durante la primera semana de junio.

Al respecto, el Subdirector de Recursos Físicos y Financieros del SSMC, Andrés Gálvez, afirmó que “los equipos de la Dirección están felices, la verdad, porque contar con un sistema informático, que nos mantenga al día en relación al stock, a los requerimientos, al cumplimiento de nuestro plan anual de compras, implica evidentemente que vamos a poder hacer nuestro trabajo de mejor manera y además por el hecho de que poder contar con esta herramienta no sólo nos va a facilitar la vida laboral, sino que también desarrollar mejor estrategias futuras. Y en ese sentido, quienes nos han ayudado en este proceso, la gente de la empresa, como también nuestros funcionarios y funcionarias, han estado con mucha impaciencia de que parta luego, porque contar con esto evidentemente que nos va a ayudar para hacer mejor nuestro trabajo”.